Обзор TIMEDOCK

TIMEDOCK — приложение для учета рабочего времени, но в нем вы не найдете привычных кнопок «Старт» и «Стоп», на которые обычно должны нажимать ваши сотрудники.Приход и уход с работы здесь отмечается посредством поднесения карточки сотрудника к считывающему устройству, роль которого может выполнять любое устройство на Android или iOS. Пришел на работу — приложи свою карточку к висящему на проходной айПэду, уходишь — не забудь сделать тоже самое. Если вас заинтерисовал такой эргономичный подход к учету рабочего времени, то продолжайте читать — я рассмотрю некоторые делали.

Карточки

В качестве карточки сотрудника вы можете использовать либо простые распечатанные на принтере бейджики с QR-баркодом, либо для большей безопасности (если у вас есть лишние деньги) — NFC-карточки, скопировать которые намного сложнее, чем сделать фотографию QR-кода и потом поднести ее к сканеру.

Если вы решили остановиться на простых бумажных бейджиках, то после того как вы ввели в систему всех своих сотрудников у вас будет возможность распечатать все их личные карточки:

печать баркодов в timedock

Как видно из скриншота, распечатывать их можно на разных форматах бумаги. В результате получаются вот такие карточки размером 85 mm x 55 мм (размер является стандартным и, насколько я понял, изменять его нельзя):

карточки timedoc

Если вы решили пользоваться карточками с NFC-чипом, то заказать вы можете тут же со страницы списка сотрудников (см. опцию «Buy cards» ниже «Print»). Эти карточки пластиковые и тоже содержат QR-код для сканирования на устройствах без NFC-считывателя. Каждая карточка вам обойдется в $2.5 + $10 за доставку. Так что — решайте сами.

Устройства

В качестве считывателя карточек вы можете использовать практически любое устройство, имеющее видеокамеру и способное распознавать QR-коды. Как видно из страницы загрузки мобильных приложений поддерживаются даже Windows Phone и Symbian (кстати мне потребовалось порядочно времени, чтобы найти это приложение в Play Market поэтому самый быстрый путь это воспользоватья данной ссылкой). Если вы хотите использовать NFC-карточки, то вам скорее всего понадобится устройство на базе Android.

Кроме этого, вы можете приобрести TimeTablet™ — специальное устройство представляющее собой Android-планшет пригодный для монтирования на стену в специальном антивандальном корпусе и умеющий только считавать карточки. Он, естественно, поддерживает NFC:

timetablet

Стоимость такого удовольствия начинается от $149 и зависит от количества сотрудников.

Как это работает

регистрация в timedocИтак, вы завели учетную запись на timedock.com, добавлили сотрудников и скачали приложение на свой смартфон. Как выглядит учет рабочего времени? Очень просто: достаточно поднести QR-код на карточке к камере вашего смартфона, как этот человек сразу же будет идентифицирован и зарегистрирован в системе (при наличии Интернета, конечно).

При этом, если рамка на экране зеленая, то смартфон регистрирует начало работы, а если красная — конец. Переключить цвет рамки можно простым касанием экрана.

Сканировать QR-код можно как с помощью основной так и с помощью фронтальной камеры. Например, если сканирование производит менеджер, то удобнее использовать основную камеру. А если вы повесили смартфон на стену, чтобы  для сотрудники могли регистрироваться самостоятельно, то удобнее, конечно, будет фронтальная камера.

Внизу экрана есть кнопки, позволяющие быстро увидеть кто сейчас на работе и какие работы сейчас выполняются.

Проекты, задачи, деятельности и [хештеги

Если вам не достаточно простого факта присутствия сотрудника и учета времени, которое он проводит на рабочем месте, то TIMEDOCK может предложить и другие функции, свойственные системам учета рабочего времени. В частности, он позволяет работать со следующими артефактами:

  • Проект (Project) — большая, разовая, долгосрочная задача (например «Новый дом»)
  • Задача (Task) — повторяющаяся работа, возможно принадлежащая к какому-то проекту (например «Уборка в доме»)
  • Деятельность (Activity) — конкретное действие, возможно в рамках какой-то задачи (например «Подметание пола»)
  • Хештег (Hashtag) — используются для регистрации какого-то события

Регистрация начала выполнения какой-нибудь задачи или деятельности выполняется посредством тех же QR-кодов. Вы можете их распечатать прямо с сайта TIMEDOCK подобно карточкам сотрудников. Вот как они выглядят:

qr коды timedock

Как только сотрудник начинает работать можно указать какой деятельностью он собирается заниматься и это будет отражено в отчете на веб-интерфейсе TIMEDOCK:

работы в timedock

Кроме этого, если работа сотрудника может быть выражена в количестве произведенных единиц, то вы можете настроить  TIMEDOCK таким образом, что при регистрации окончания работы посредством сканирования бейджика смартфон будет спрашивать сколько единиц было произведено. Это полезно для расчета ключевых показателей эффективности (KPI).

Кроме этого, на веб интерфейсе вы можете «в реальном времени» смотреть кто из сотрудников сейчас на работе (правда нужно вручную обнавлять страницу для актуализации):

timedock dashboard

Информацию об отработанных часах можно просматривать в виде недельного графика (timesheet), а так же выгружать  платежную ведомость (payroll) в такие продукты как QuickBooks, iPayroll, Infusion и еще 12 других или просто сохранять в формате CSV.

timedock timesheet

Цена удовольствия

В конце обзора я хочу перейти к прозе жизни и посмотреть, сколько это обойдется вам, как конечному пользователю. Здесь все зависит от количества сотрудников в организации и цена на одного сотрудника в месяц составляет $5. К этому, видимо, нужно еще прибавить стоимость устройств для считывания карточек, а их количество зависит от того, насколько детальный учет времени вы планируете вести.

Стоит ли такая эргономика в учете рабочего времени этих денег или нет — решать, конечно, вам, но некоторые находят это очень практичным и удобным.