Обзор BIGTIME IQ

BigTime IQ — онлайн-приложение для учета рабочего времени, которое особенно удобно если вы используете QuickBooks для ведения своей бухгалтерии. Конечно, вы можете работать с BigTime и не будучи пользователем QuickBooks, но если вы являетесь таковым и страдаете от нехватки функцианальности по учету рабочего времени, то обязательно обратите на него внимание т.к. оно может упростить вашу жизнь. Если вам уже интересно — читайте дальше, я постараюсь дать вам общее впечатление об этом приложении.

Интеграция с QuickBooks и другими продуктами

соединение bigtime с quickbooksВ самом начале работы с BigTime вам предложат присоединиться к вашему QuickBooks (либо десктоп, либо онлайн версии) для получения из него всей информации (а именно Customers, Jobs, Employees, Items, Classes, Pay items и т.п.). Клиенты (Customers) и работы (Jobs) автоматически становятся проектами (Projects) в BigTime.

Если вы не используете QuickBooks у вас есть возможность внести информацию о своих сотрудниках, подрядчиках, проектах, видах деятельности и т.п самостоятельно.

Кроме этого BigTime способен интегрироваться с Lacerte, Google Calendar, Microsoft Outlook и Zapier, который позволяет вам интегрироваться с многими другими приложениями. А если вы жаждите более глубокой интеграции, то к вашим услугам REST-based API.

Интерфейс

Вообще, интерфейс у BigTime довольно приятный и простой. Отличительной особенностью здесь является возможность настройки некоторых страниц так, чтобы они больше удовлетворяли вашим потребностям (я не часто встречал такое в других системах учета времени). Например, вот как здесь выглядит типичная недельная ведомость отработанного времени (timesheet):

ведомость времени в bigtime

Если вам не нравится набор колонок, то вы можете его легко подстроить под себя посредством удаления, добавления и перемещения колонок, а также изменения состава полей для редактирования записей:

настройка форм в bigtime

 

Dashboard

Давайте упомянем и о дашбоарде, которым вы можете любоваться если у вас план PRO и выше:

bigtime dashboard

В принципе, он говорит сам за себя. Здесь видны основные показатели системы и из этой картинки вы уже можете делать выводы о том, на какой функцианальности в BigTime делается упор.

Таймеры

Отработанное время вы можете либо заносить в ведомость вручную (см. скриншот выше), либо использовать мобильное приложение, либо запустить онлайн-таймер (десктоп приложений BigTime не предоставляет). Онлайн-таймеров может быть несколько, но в определенный момент времени работать может только один. Для каждого таймера задается свой проект, деятельность (activity), задача и pay item. Вот как онлайн-таймеры выглядят на сайте:

онлайн таймеры в bigtime

Чтобы отработанное время было учтено для оплаты его необходимо утвердить (submit). Как только вы это сделаете, у вас не будет больше возможности изменять количество отработанных часов. Тоже самое относиться и к расходам (expenses), которые вы учитываете в системе.

Задачи

В BigTime также есть элементы системы управления задачами. Задачи могут назначаться на одного или нескольких сотрудников, принадлежать к определенным проектам и иметь некоторый текущий статус (Not Started, In Progress, Under Review, Admin, Complete и Archived). Каждой задаче, естественно, соответствует определенное количество отработанных часов и прочих расходов. Вот как выглядит панель управления задачами:

управление задачами в bigtime

Эта панель тоже настраиваемая и позволяет добавлять или убирать колонки согласно вашим предпочтениям.

Еще одним приятным моментом является возможность создания повторяющихся задач (recurring task). Такие задачи будут ставиться автоматически раз в день, неделю, месяц, квартал или год.

Отчеты

Всего в BigTime я насчитал 16 различных отчетов. В основном, они относятся к одному из четырех разделов: учет времени (time tracking), счета (invoicing), платежная ведомость (payroll) и списки задач (task lists). Все эти отчеты настраиваемы (как мы рассматривали выше), а если вы не нашли подходящий отчет — вы можете построить таковой при помощи простого мастера отчетов (report wizard).

Чтобы вы имели представление как выглядят отчеты в BigTime привожу скриншот отчета по задачам в разрезе проектов и бюджета:

отчет в bigtime

Строки этого отчета можно фильтровать по значениям колонок в режиме мин-макс, а колонки можно изменять и переставлять местами (как я упоминал выше). Cам отчет можно выгружать в виде .PDF, .XLS или .DOC файла:

выгруженный отчет в bigtime

Счета

Скорее всего, вы учитываете рабочее время для того, что бы платить за него. Давайте посмотрим, как обстоит дело со считами в BigTime. Все, что касается расходов можно разделить на три категории: за что счета еще не выставлялись, черновики счетов (не отправленные счета) и отправленные счета:

счета в bigtime

Формат счетов также может настраиваться под ваши нужды. Далее вы можете отправить счета в QuickBooks, распечатать, постать клиенту по электронной почте и т.п. Вот как может выглядеть счет в формате PDF:

pdf счет в bigtime

Сколько все это стоит?

По традиции, в конце обзора продукта я упоминаю сколько вам это будет стоить. В самом бюджетном варианте BigTime вам обойдется $67/год на одного пользователя. Но за эти деньги вы получите только базовый функционал без учета расходов, управления задачами, «глубокой» интеграции с QuickBooks, Zapier и Lacerte, доступа к API и т.п. Все это можно получить если вы готовы платить $192/год для пользователя и выше.